1 Einleitung

Mit der Einstellung der Campuslizenz für Citavi Ende 2024 sind HAW-Student*innen, die Literaturverwaltungsprogramme nutzen wollen, verstärkt auf kostenlose Alternativen wie Zotero, Mendeley und JabRef angewiesen. Ein gutes Literaturverwaltungsprogramm soll für Nutzer*innen eine Vielzahl an Funktionen erfüllen. Dazu gehört das Sammeln von Quellen, ihre Organisation und Pflege, das entsprechende automatische Zitieren nach gängigen Zitierstandards sowie das Teilen von Bibliotheken, um Teamarbeit und die Arbeit auf mehreren Geräten zu ermöglichen.^1,2 In diesem Beitrag wird Zotero als eine etablierte Open-Source-Alternative vorgestellt.

2 Warum Zotero?

Zotero³ wird von der „Corporation for Digital Scholarship”⁴ angeboten. Die Installation erfolgt lokal auf dem eigenen Rechner für die Betriebssysteme Windows, Mac oder Linux. Zu dem Literaturverwaltungsprogramm gibt es eine mobile Version von zotero.org, eine offizielle iOS-Version sowie eine Android-App. Hinzu kommt die Browsererweiterung. In der kostenlosen Webversion stehen bis zu 300 MB Speicherplatz zur Verfügung. Sofern dieser nicht ausreicht, kann er kostenpflichtig erweitert werden. Die Recherche in Datenbanken aus Zotero heraus ist lediglich über die Suche mit einem Identifier möglich. Daten können in zwanzig verschiedenen Formaten, vor allem durch Direktübername über das Browser-Plugin, eingebunden werden. Zotero bietet 36 Dokumenttypen bzw. Formate an, in denen Daten gespeichert werden können. Eine Selbstdefinition von Feldern ist allerdings nicht möglich. Die Metadaten können jederzeit manuell ergänzt oder geändert werden. Zudem gibt es eine Vielzahl an weiteren Funktionen: Beispielsweise lassen sich über „verwandt” Quellen miteinander verknüpfen. Dubletten werden automatisch erkannt und können zusammengeführt werden. Es stehen sowohl eine einfache als auch erweiterte Suche zur Verfügung (vgl. Adam u. a. 2021: 1–6; Universitätsbibliothek 2025: 4–18).

JabRef⁵ ist ein 2003 ebenfalls für Windows, Linux und Mac entwickeltes Open-Source-Literaturverwaltungsprogramm, das vor allem mit dem BibTeX-Format arbeitet. Die Bedienung ist intuitiv möglich. Auch hier gibt es eine Browsererweiterung und das Einfügen der Referenzen in die Textverarbeitung wird unterstützt. Im Gegensatz zu Zotero können Felder für jeden Dokumenttyp frei definiert werden. Allerdings ist die Nutzung auf mobilen Endgeräten nur begrenzt möglich. Zudem steht keine Webversion und in dem Zusammenhang auch kein Speicherplatz im Web zur Verfügung. Daher ist auch die Zusammenarbeit im Team nicht möglich. Die integrierten recherchierbaren Datenbanken sind vor allem für den MINT-Bereich ansprechend. Grundsätzlich ist JabRef aber für Student*innen aller Fachgebiete geeignet und sowohl für Einsteiger als auch erfahrene Benutzer*innen passend (vgl. Adam u. a. 2021: 1–6; Universitätsbibliothek 2025: 4–18).

Mendeley (Reference Manager)⁶ ist das kostenlose kommerzielle Literaturverwaltungsprogramm von Elsevier, das ebenfalls auf allen gängigen Betriebssystemen funktioniert. Der Vorteil ist hier vor allem das kostenfreie Speichervolumen im Web von bis zu zwei GB. Durch die Synchronisierung von Desktopversion und Web-Account kann von überall auf die Daten zugegriffen werden. Angeboten werden 20 Dokumenttypen mit bis zu 66 Feldern. Felder können nicht selbst definiert werden. Zudem lassen sich Datensätze nicht untereinander verknüpfen und können für externe Nutzer*innen nur in privaten Gruppen freigegeben werden. Es ist zu beachten, dass ein LibreOffice-Plugin nicht mehr vorhanden ist und die Benutzeroberfläche lediglich auf Englisch zur Verfügung steht. Mendeley ist vor allem für Mediziner*innen, Naturwissenschaftler*innen und diejenigen geeignet, die viel mit PDF-Volltexten arbeiten (vgl. Adam u. a. 2021: 1–6; Universitätsbibliothek 2025: 4–18).

Bei der Wahl des passenden Literaturverwaltungsprogramms sollte man sich folgende Fragen stellen (vgl. Universitätsbibliothek 2025: 3):

• Welches Programm kann ich mit meinem Betriebssystem nutzen?

• Welche Funktionen soll mein Literaturverwaltungssystem bieten?

• Arbeite ich immer am gleichen Rechner oder an verschiedenen?

• Komme ich mit der Oberfläche zurecht?

Insgesamt betrachtet überzeugt Zotero durch die Kombination aus Funktionen und Kollaborationsmöglichkeiten. Zwar lassen sich keine eigenen Felder definieren, dennoch können Metadaten angepasst und ergänzt werden. Datensammlungen lassen sich synchronisieren und gemeinsam nutzen, was bei JabRef fehlt und bei Mendeley nur eingeschränkt möglich ist.

3 Wege zur Literaturerfassung in Zotero

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Literatur in Zotero einzufügen. Die wichtigste Option ist das Browser-Plugin Zotero-Connector. Über diesen kann Zotero Quellen erkennen. Je nach Quellenart wird dann neben der URL das dazugehörige Symbol sichtbar. Über das Symbol kann ausgewählt werden, in welche Sammlung oder Untersammlung die Quelle gespeichert werden soll. Die eigene Erfahrung hat gezeigt, dass die automatisch über den Browser-Connector eingespielten Metadaten durchaus fehlerhaft oder unvollständig sein können. Daher sollte direkt nach Übernahme der Quelle in Zotero vor allem der Titel, Autor*in und das Datum überprüft werden, um die Quelle später wiederzufinden.

Die zweite Möglichkeit ist das manuelle Eintragen von Quellen. Nach dem Öffnen der Zotero-App auf dem Desktop, findet sich im mittleren Bereich das „Neuer Eintrag”-Symbol. Es wird zuerst die gewünschte Quellenart ausgewählt, anschließend öffnet sich im rechten Seitenbereich eine neue Spalte und die Metadaten müssen händisch eingegeben werden. An dieser Stellen ist beispielsweise auch das Hinzufügen zuvor heruntergeladene Dateien möglich.

Als dritte Alternative gibt es den Identifier. Dieser ist das Zauberstab-Symbol, das sich ebenfalls im mittleren Seitenbereich befindet. Bei der Auswahl lassen sich Quellen durch eine ISBN, DOI, PMID, arXiv ID oder ADS Bibcodes zur Bibliothek hinzufügen.⁷

4 Zotero effizient nutzen

Aufbauend auf den eigenen Nutzungserfahrungen zu der Software werden nachfolgend vier zentrale Funktionen erläutert, die für die Arbeit mit Zotero von Bedeutung sind.

4.1 Tags als Organisationshilfe

Die eigene Bibliothek lässt sich in Zotero mittels Sammlungen und Untersammlungen strukturieren, wodurch mehrere Projekte angelegt und bearbeitet werden. Ergänzend dazu ist die Nutzung von Tags besonders hilfreich, um gerade bei komplexen Arbeiten den Überblick zu behalten und die Suche innerhalb der eigenen Sammlung zu erleichtern. Die Nutzer*innen können die Tags frei nach ihren Bedürfnissen wählen.

Wie in Abbildung 1 zu sehen, lassen sich für die optische Wiederauffindbarkeit den Tags Farben zuweisen.⁸ Dabei müssen nicht allen Tags Farben zugewiesen werden. Falls diese Möglichkeit jedoch in Anspruch genommen wird, ist eine begrenzte Farbwahl ratsam, um die Übersichtlichkeit nicht zu gefährden.

4.2 Integrierter PDF-Reader

In Zotero importierte PDF-Dateien lassen sich mit dem integrierten PDF-Reader lesen und bearbeiten. Es gibt die Optionen den Text in acht verschiedenen Farben hervorzuheben, zu unterstreichen, Notizen, Text oder Zeichenelemente hinzuzufügen.⁹

Im rechten Seitenbereich können die Metadaten bearbeitet werden, auf der linken Seite können die einzelnen Seiten, eigenen Anmerkungen und die Gliederung gesammelt eingesehen werden (siehe Abbildung 2). Die Funktion hat den Vorteil, dass PDF-Dokumente nicht in externen Programmen geöffnet werden müssen. Alle Anmerkungen werden im jeweiligen Eintrag gespeichert. Dadurch sinkt das Risiko, Notizen zu verlieren und Markierungen können gezielt durchsucht werden. Zudem können Notizen jeweils wieder mit Tags versehen werden, sodass die Wiederauffindbarkeit verbessert wird.

4.3 Synchronisation auf mehreren Geräten

Zotero wirbt mit einer App und bietet damit die Möglichkeit, Quellensammlungen parallel auf mehreren Endgeräten zu bearbeiten.¹⁰ Dafür ist die Synchronisation über den Zotero-Server die schnellste Lösung. Der Nachteil ist die Speicherplatzbegrenzung auf 300 MB. Außerdem muss für die Funktion ein Zotero-Account mit Benutzername, E-Mail und Passwort angelegt werden.^11,12

Die Einstellung ist unter „Bearbeiten” 🡪 „Einstellungen” 🡪 „Sync” 🡪 „Synchronisierung einrichten” zu finden. Darüber hinaus kann der eigene Account für die Nutzung von Gruppenbibliotheken und den Austausch unter den Gruppenmitgliedern genutzt werden.

4.4 Vielzahl an Plugins

Für Zotero steht eine Vielzahl an Plugins aus den Bereichen Verbesserungen, Website-Integration, Textverarbeitungs- und Schreibintegration, Entwicklerwerkzeuge sowie Integration von Desktop- und anderen Programmen zur Verfügung.¹³

4.4.1 Plugin für Textverarbeitungsprogramme

Das wichtigste Plugin ist das für die Textverarbeitung in Word, LibreOffice oder Google Docs, welches automatisch mit der Zotero-Installation heruntergeladen wird.¹⁴ Es ist für das automatisierte Einfügen von Kurzbelegen und Literaturverzeichnis von Vorteil. Dadurch kann sichergestellt werden, dass eine einheitliche Zitationsweise erfolgt und sich alle Kurzbelege im Literaturverzeichnis wiederfinden.

Das Plugin wird als eigener Reiter mit verschiedenen Funktionen im Textverarbeitungsprogramm sichtbar (vgl. Abbildung 3). Mit „Add/Edit Citation” wird der Kurzbeleg eingefügt, mit „Add/Edit Bibliography” das Literaturverzeichnis.

Abbildung 4 zeigt die Listenansicht der „Add/Edit Citation”-Funktion in Word, durch welche eine schnelle Quellenauswahl mit Suchbegriffen möglich ist. „Ausgewählte Einträge” zeigt die in dem Moment in der Zotero-App geöffnete Quelle, „Cited Items”, die im Dokument bereits eingefügte Literatur und „Meine Bibliothek” weitere noch nicht verwendete Quellen. Die Bibliotheksansicht erlaubt die Auswahl von Quellen über die Ordnerstruktur.

Über die Auswahl im unteren linken Bereich können einerseits Einträge für Zitationen und andererseits Notizen in das Dokument eingefügt werden. Die Seitenzahl lässt sich ergänzen, indem im Suchfenster auf die Quelle geklickt wird. Anschließend öffnet sich ein Fenster für Seite, Präfix und Suffix.

Um die Vorgaben guter wissenschaftlicher Praxis einzuhalten, sollten Kurzbelege immer sofort mit der entsprechenden Textpassage ergänzt werden. Das Literaturverzeichnis aktualisiert sich dann in der Regel automatisch. Mit „Document Preferences” lässt sich vor allem der Zitierstil ändern. Hier ist es ggf. wichtig, dass der entsprechende Zitierstil vorher in Zotero heruntergeladen wurde („Bearbeiten” 🡪 „Einstellungen” 🡪 „Zitieren” 🡪 „Zusätzliche Stile erhalten…“). Änderungen in den Metadaten in Zotero lassen sich über „Refresh” im Textverarbeitungsprogramm aktualisieren. Der Button ist auch wichtig, wenn der Haken bei „Automatisch Zitationen aktualisieren” entfernt wurde, um Kurzbelege im Literaturverzeichnis einzufügen. Bei Zeitmangel können Quellenangaben ebenfalls durch die Drag-and-Drop-Funktion in das Dokument übertragen werden.

5 Fazit

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Einstiegshürden zur Nutzung von Zotero niedrig sind. Die Anwendung kann heruntergeladen und ohne Anmeldung direkt genutzt werden, theoretisch zunächst auch ohne den Browser-Connector. Hier stellt man aber schnell fest, dass dieser für das effektive Sammeln von Quellen unerlässlich ist. Auch wenn das Layout nicht modern wirkt, ist die Nutzung sehr gut intuitiv möglich, ohne eine Anleitung lesen zu müssen.

Selbst wenn das Plugin für die Textverarbeitung nicht verwendet wird, hilft das Literaturverwaltungsprogramm bereits bei der Recherche, dem Sammeln und Verwalten der gefunden Quellen. Durch die Nutzung setzt man sich automatisch mehr mit den Quelleninhalten und der Struktur der eigenen Arbeit auseinander. Insgesamt sinkt das Risiko, geeignete Quellen zu übersehen.

Es empfiehlt sich, Zotero bereits zu Beginn des Studiums bei kleineren Arbeiten zu testen und sich mit den Funktionen sowie dem Layout vertraut zu machen, um im Zweifel noch auf ein anderes Literaturverwaltungsprogramm umsteigen zu können. Dadurch fällt im weiteren Studienverlauf die Nutzung bei größeren Projekten und Abschlussarbeiten deutlich leichter.

Literatur